1. Co je Facility Management?
Jde o plánování a řízení podpůrných činností v ekon. subjektu (organizaci), zejména ve vazbě na provoz nemovitostí a technologií.
2. Co znamená pojem podpůrné procesy?
Za podpůrný proces lze považovat vše, co nesouvisí se základní podnikatelskou činností firmy. Je to velmi široká škála činností od zcela základních jako jsou úklidy a bezpečnostní služby, přes správu budov, technologií atd. až po administrativní služby, IT, řízení projektů, financování aj.
3. Proč je pro firmu výhodnější předat podpůrné procesy externímu dodavateli?
Důvodů je několik:
Externí dodavatel za tyto činnosti přebírá odpovědnost a dělí se o rizika. Tato myšlenka se potvrdila při povodních v r. 2002. Firmy, které svěřily péči o své podpůrné procesy externímu partnerovi, zvládli situaci mnohem lépe než firmy bez partnera. Je to logické, řešení situace u svěřeného zařízení přešlo na partnera a s ním i rizika a odpovědnost, firma se mohla věnovat své hlavní činnosti.
Současné zvýšení kvality služeb a snížení nákladů. Externí specializovaná firma provádí činnost s vyšší kvalitou a efektivněji. Po vstupní analýze, která vždy předchází outsourcingu podpůrných činností je zjištěno, že i ta nejefektivnější firma řídí své podpůrné procesy neefektivně. Důvod je zřejmý. Ekon. subjekt řídí optimálně svůj hlavní předmět podnikání, zde je její kompetence a je známo, že nikdo nemůže umět všechno.
Základní myšlenka tedy zní:
Každý ať dělá to co umí nejlépe a ty činnosti, které nejsou naším hlavním oborem podnikání a neumíme je dělat kvalitně a efektivně, svěřme odborníkům, kteří nejsou rozptylováni příliš širokým segmentem prací.
Zprůhlednění nákladů, optimalizace služeb 2. fáze projektu outourcingu je vždy redesign pokřivených procesů. Aplikací této metody dojde k narovnání a přiřazení konkrétní nákladové položky konkrétní činnosti.
Jestliže klient přesně ví za co a kolik platí, může řídit a plánovat své náklady. Pak je pro něj komplex podpůrných služeb nikoli pouhou nákladovou položkou ale podnikatelskou příležitostí.
Převzetí odpovědnosti a rizik
Nejvýznamnějším argumentem ve prospěch partnera pro zajišťování péče o podpůrná elektrozařízení je převzetí odpovědnosti a rizik za dané podpůrné procesy. Klient se soustředí na vlastní hlavní obor podnikání a starosti s podpůrnými činnostmi přenechává smluvnímu partnerovi. S ním se dělí o úspěch stejně tak jako o ztráty. Rozložení rizika je značné.
Současné směry vývoje:
V ČR je řada úspěšných společností , které ve spojená s adekvátním partnerem realizovali a realizují tímto způsobem významnou konkurenční výhodu zejména v oblasti flexibility a nákladů využitím outsourcingu podpůrných procesů na bázi Facility Managementu.
Specializace
Tržní mechanismus vytváří podmínky k uplatňování zvyšující se specializace, a tím i odbornosti poskytovaných služeb. Je třeba, aby jednotlivé služby poskytoval odborník se zkušenostmi, patřičným know-how a možností koncentrovat se pouze na tyto služby. Ten pak také poskytuje servis efektivně tj. s nízkými náklady a v požadované kvalitě.
Jsou-li vedlejší procesy správně nastaveny a řízeny, dokáže adekvátní a erudovaný partner podniku snížit celkové náklady na podpůrné procesy o nejméně 10%.